CHUYỂN ĐỔI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Nhiều đơn vị mua hàng yêu cầu bên bán chuyển đổi hoá đơn điện tử và trên hoá đơn điện tử chuyển đổi phải có chữ ký của Giám đốc và dấu của bên bán, điều đó có bắt buộc không….

Theo quy định hiện hành: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Tuy nhiên, quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP lại có điểm khác biệt về hóa đơn chuyển đổi.

Cụ thể, HĐĐT chuyển đổi có định dạng như thế nào? điều kiện chuyển đổi? giá trị pháp lý? ký hiệu? … doanh nghiệp xem chi tiết tại bài viết dưới đây:

Quy định hiện hành về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại điều 12, thông tư số 32/2011/TT-BTC:

“Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

1. b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

1. c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Như vậy: Có 2 mục đích của việc chuyển đổi

Chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông (phục vụ công an kiểm tra trên đường, làm đăng ký xe máy, ô tô….) thì hoá đơn chuyển đổi cần có: chữ ký của giám đốc và dấu của bên bán, họ tên và chữ ký của người chuyển đổi, ngày chuyển đổi

Chuyển đổi để lưu trữ hồ sơ kế toán cần có: họ tên và chữ ký của người chuyển đổi, ngày chuyển đổi (không cần giám đốc ký đóng dấu). Giám Đốc ký đóng dấu chỗ người bán hàng 

Dịch vụ cty Ngọc Phát:

DỊCH VỤ SANG TÊN XE Ô TÔ HCM

DỊCH VỤ RÚT HỒ SƠ GỐC XE Ô TÔ